Privacy beleid Vereniging Loopgroep Huissen
1 Inleiding Als vereniging hebben we te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG). De AVG heeft tot doel de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen en legt vast hoe organisaties om moeten gaan met persoonsgegevens. Onder het begrip ‘persoonsgegevens’ valt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon. Deze informatie dient direct of indirect (door middel van herleiding) te kunnen leiden tot identificatie van een natuurlijk persoon.
2 Persoonsgegevens en vereniging Loopgroep Huissen.
2.1 Verwerking
Loopgroep Huissen verwerkt de volgende persoonsgegevens van leden en vrijwilligers. – – – – – – – Naam, adres en woonplaats; Geboortedatum; E-mail; Telefoonnummer; Bankrekeningnummer; Start lidmaatschap; Foto’s en video’s. De persoonsgegevens worden nauwkeurig en veilig vastgelegd. Dit houdt in dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daartoe bevoegd zijn en voor wie het noodzakelijk is jouw gegevens in te zien. Dit zijn de voorzitter, secretaris en de penningmeester.
2.2 Doeleinden
Loopgroep Huissen gebruikt deze gegevens voor de volgende doeleinden: – – – Ledenadministratie; Innen contributie; Communicatie. De gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden en worden niet verstrekt aan derden, tenzij de betreffende persoon daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Naam en telefoonnummer kunnen alleen met toestemming van de betreffende persoon worden toegevoegd aan een loopgroep-app en/of aan de teamy-app.
2.3 Bewaartermijn De bewaartermijn van de persoonsgegevens bedraagt: – –
Ledenadministratie: maximaal 2 jaar na beëindiging lidmaatschap;
Financiële gegevens: 7 jaar Rechten Als (oud) lid heb je recht je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te laten verwijderen. Als je van dit recht gebruik wilt maken kun je een verzoek indienen bij het bestuur via bestuur@loopgroephuissen.nl. De secretaris is namens het bestuur privacy contactpersoon.
2.5 Datalek Er is sprake van een datalek als sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens per ongeluk toegankelijk worden voor onbevoegden. Dit kan door een verkeerde e-mail, een gestolen laptop of een gehackt account. Als dit gebeurt, worden de volgende stappen gezet. – – – – –
De datalek wordt gemeld aan het bestuur en er wordt vastgelegd wat er is gebeurd. Het bestuur beoordeelt het risico. Betrokkenen worden geïnformeerd. Zo nodig wordt (binnen 72 uur) een melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Er worden maatregelen genomen om herhaling te voorkomen.
3. Fotoprotocol
Loopgroep Huissen hanteert het hierna volgende fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website van Loopgroep Huissen en voor social media zoals facebook, Instagram en groepsWhatsapp van teams. In het protocol kun je de regels lezen, waaraan de vereniging zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen. – – – Loopgroep Huissen beheert de website www.loopgroephuissen.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over onze vereniging en onze activiteiten. Deze informatie is bestemd voor leden, externe contacten en belangstellenden. Daarnaast beheert Loopgroep Huissen verschillende facebook en instagram; Tijdens alle activiteiten en trainingen door de vereniging georganiseerd mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden. Deze mogen echter, zonder expliciete toestemming van de gefilmde of gefotografeerde leden niet voor openbaarmaking worden gebruikt; Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht; – – – – – Op onze website worden alleen de namen gepubliceerd van de leden van het bestuur met vermelding van hun functie en de trainers. Vermelding van de namen van andere leden ( niet-bestuursleden) op onze website geschiedt alleen indien dit functioneel is en met de toestemming van de betrokken leden. Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van degenen met een functie voor club zoals leden van bestuur en trainers; Leden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s waarop zij staan dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen. In Whatsapp’s kunnen foto’s worden gedeeld. Leden die bezwaar hebben tegen het delen van foto’s in de groep melden dit bij de beheerder(s) van deze groep. Maart 2026.