HomeHuishoudelijk regelement

 

Huishoudelijk Reglement

Versie 3: vastgesteld door de algemene ledenvergadering dd. 13 april 2022

 

Lidmaatschap

Artikel 1

  1. Leden zijn natuurlijke personen die conform artikel 4 van de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap van de Loopgroep Huissen.
  2. Leden hebben het recht aan alle activiteiten van de vereniging deel te nemen.
  3. Van de leden wordt verwacht, dat ze de statuten, reglementen en besluiten van de vereniging naleven en zich tegenover elkaar en de vereniging gedragen naar wat door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd, en dat ze de belangen van de vereniging niet schaden.
  4. Leden kunnen wegens hun bijzondere verdiensten voor de vereniging door de algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur, dan wel op voorstel van de algemene vergadering , tot ‘erelid’ worden benoemd.

 

Trainers

Artikel 2

  1. Trainers zijn zij die door opleiding en/of ervaring over voldoende kennis en ervaring beschikken om op een verantwoorde wijze trainingen te verzorgen voor de leden van de vereniging. Van trainers mag worden verwacht dat zij door (bij-)scholing in voldoende mate gekwalificeerd zijn en blijven.
  2. Het bestuur is bevoegd met de trainers nadere afspraken te maken omtrent de te verstrekken onkostenvergoedingen.
  3. Trainers worden tevens geacht lid te zijn, tenzij de betreffende trainer nadrukkelijk verzoekt hem of haar niet als zodanig aan te merken. Zij hebben beperkt stemrecht . De beperking in stemrecht betreft onderwerpen die betrekking hebben, dan wel direct of indirect samenhangt met de positie van één of meerdere trainers binnen de vereniging.

 

Inkomsten

Artikel 3  Contributie

  1. Alle leden zijn de door de algemene ledenvergadering vastgestelde contributie verschuldigd, tenzij zij het bestuur voor een nader te bepalen periode ontheffing heeft verleend van de contributieplicht.
  2. Het bestuur is bevoegd in bijzondere omstandigheden leden te ontheffen van hun contributieplicht. Bijzondere omstandigheden kunnen zijn een langdurig verblijf in het buitenland, langdurige blessures of ziekte.

Onder “langdurig” wordt verstaan een periode van tenminste 4 maanden.

  1. Ereleden en trainers zijn vrijgesteld van de contributieplicht.
  2. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering vastgesteld.
  3. Aan en afmelden

Lid worden: Aanmelden via de site: Loopgroephuissen.nl

Het aspirant (nieuw) lid heeft een proefperiode van 1 maand, deze dient ter kennismaking van de club. Personen die al eerder lid waren hebben hier geen recht op.

Na deze proefmaand wordt men zonder tegenbericht aan de ledenadministratie  en automatisch lid.

Voor een nieuw lid vangt de contributie aan per eerste dag van de maand, volgend op de dag waarop hij zich als lid heeft aangemeld. Tot deze periode wordt niet gerekend de periode waarin hij, ter kennismaking, het vastgestelde aantal proeftrainingen volgt. Hij is naar rato van het aantal resterende kalendermaanden van de lopende incassoperioden een evenredig geldbedrag aan contributie verschuldigd.

De twee incassoperioden lopen van januari tot en met juni en vanaf juli tot en met december

De minimum duur van het lidmaatschap bedraagt 2 volledige incasso perioden.

De contributie vanaf 1 januari 2022: 110 euro per jaar

In uitzonderlijke gevallen kan na instemming van het bestuur het lidmaatschap eenmalig van een afwijkende duur zijn.

De contributie wordt middels automatische incasso in twee perioden geïnd. 1 x begin januari en 1x begin juli. Telkens de helft van de verschuldigde contributie.

Lidmaatschap opzeggen:

Het lidmaatschap bij voorkeur opzeggen minstens 1 maand voordat de contributie wordt geïnd. Dus in november of mei.  Opzeggen kan  per e-mail  met een bericht aan: ledenadministratie@loopgroephuissen.nl

Alleen in bijzondere gevallen wordt de reeds geïnde contributie gerestitueerd. Hiertoe dient men een verzoek in te dienen via:  ledenadministratie@loopgroephuissen.nl

  1. Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na (herhaalde) schriftelijke aanmaning niet aan alle geldelijke verplichtingen wordt voldaan.

 

Sponsoren en begunstigers/donateurs

Artikel 4  Begripsbepaling

  1. Sponsoren zijn rechtspersonen of natuurlijke personen die een overeenkomst met de vereniging aangaan, waarin zij zich bereid verklaren de vereniging gedurende een nader af te spreken periode, te steunen door het aanbieden van financiële middelen of diensten.
  2. In algemene zin heeft de vereniging de volgende verplichtingen aan de sponsoren:
  3. de mogelijkheid bieden het verenigingstenue te voorzien van naam en/of logo van de sponsor; e.e.a. nader vastgelegd in een sponsorcontract;
  4. de naamsbekendheid van de sponsoren te verhogen door deelname aan wedstrijden;
  5. de leden van de vereniging dragen tijdens trainingen, hardloopwedstrijden en/of wandeltochten naar mogelijkheden de verenigingskleding zichtbaar.
  6. Begunstigers/Donateurs zijn rechtspersonen of natuurlijke personen die een bijdrage aan de vereniging doneren in de vorm van geld, goederen of diensten, zonder dat daar een overeenkomst aan ten grondslag ligt. Er staat geen tegenprestatie van de zijde van de vereniging tegenover.
  7. Begunstigers/donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen bij of krachtens dit reglement zijn toegekend en opgelegd.

 

Artikel 5 Einde van de rechten van begunstiger/donateurs


  1. De rechten en verplichtingen van een begunstiger/donateur kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd,   per 1 januari of per 1 juli met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste één maand.
    2. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.

Artikel 6 Rechten Begunstiger/Donateur

1.Behalve de overige rechten die aan begunstigers/donateurs bij of krachtens dit reglement worden toegekend, hebben zij het recht de door de vereniging georganiseerde wedstrijden  en andere evenementen bij te wonen.

  1. Zij hebben tevens de rechten die door de algemene vergadering aan hen zijn toegekend.

 

Het bestuur

Artikel 7 Samenstelling van het bestuur

  1. Indien het bestuur bestaat uit vijf personen wordt tevens een vice-voorzitter benoemd, die niet de functie van secretaris of penningmeester op zich heeft genomen.
  2. Afwijken van één van de vorige bepalingen uit dit artikel is slechts mogelijk met toestemming van de algemene ledenvergadering.

 

Artikel 8 Bestuursvergaderingen

  1. Het bestuur vergadert minimaal zes keer per jaar en verder zo vaak als het bestuur dit nodig acht.
  2. De voorzitter, dan wel tenminste twee bestuursleden kunnen besluiten een bestuursvergadering te houden.
  3. Er kunnen besluiten op een bestuursvergadering worden genomen als minimaal de helft van alle bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij stagnerende stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
  4. Het uitnodigen van leden voor bestuursvergaderingen kan plaatsvinden op verzoek en bij besluit van het bestuur.
  5. Adviserende bestuursleden zijn bevoegd de bestuursvergadering bij te wonen, tenzij het bestuur nadrukkelijk anders besluit.

 

Artikel 9 Aftreden bestuur

  1. Bestuursleden worden voor een periode van drie jaren benoemd door de algemene ledenvergadering.
  2. Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt, waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur.
  3. Bestuursleden zijn slechts éénmaal herkiesbaar, althans met dien verstande dat de maximale zittingsduur niet meer dan 6 jaar mag bedragen.
  4. De algemene ledenvergadering is bevoegd om met een tweederde meerderheid te besluiten te mogen afwijken van het bepaalde in het vorige lid.
  5. Het bestuur doet met inachtneming van de termijnen in artikel 15 en het bepaalde in de statuten een voordracht voor de benoeming van nieuwe bestuursleden op de algemene ledenvergadering. Voordrachten door de leden voor nieuwe bestuursleden kunnen worden gedaan door ten minste tien stemgerechtigde leden tot tenminste 72 uur vóór aanvang van de ledenvergadering.

 

Artikel 10 Voorzitter

  1. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij zijn afwezigheid vervangt de vice-voorzitter en bij diens afwezigheid één van de andere bestuursleden. De voorzitter coördineert de werkzaamheden van het bestuur.
  2. De secretaris stelt de agenda op en bij aanvang van de vergadering wordt deze door het bestuur vastgesteld.

 

Artikel 11 Secretaris

  1. De secretaris voert de correspondentie en draagt zorg voor de ledenadministratie van de vereniging. Hij/Zij is verantwoordelijk voor het maken van notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering. De notulen van de algemene ledenvergadering worden jaarlijks tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering vastgesteld. Hij/Zij verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.
  2. Het bestuur kan besluiten voor het notuleren van vergaderingen gebruik te maken van een niet tot het bestuur behorende notulist. De notulist neemt niet deel aan de beraadslaging en heeft geen stemrecht.
  3. Bij een bestuur bestaande uit drie personen vervangt de secretaris de voorzitter bij diens afwezigheid en vervult de functie van vice-voorzitter.

 

Artikel 12 Penningmeester

  1. De penningmeester is belast met het geldelijke beheer, inbegrepen de inning van gelden van sponsoren, begunstigden/donateurs en contributie. Hij/zij legt hiervoor jaarlijks rekening en verantwoording af. Jaarlijks wordt een exploitatierekening, balans en begroting gemaakt. Een door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie controleert jaarlijks de financiën. Decharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en het voltallige bestuur.
  2. Zes maanden na vaststelling van de exploitatierekening en balans wordt een tussenstand van de financiën opgemaakt. Deze halfjaarlijkse rapportage wordt het bestuur voorgelegd ter inzage.
  3. Het opnemen van kasgeld gebeurt door de penningmeester en bij afwezigheid daarvan door één van de andere bestuursleden, na instemming van de penningmeester en bij gebreke daarvan de instemming van de voorzitter.

 

Artikel 13 Verdeling van overige taken tussen bestuursleden

  1. Functiescheiding binnen het bestuur tussen de te voeren ledenadministratie en de inning van contributiegelden dient gegarandeerd te zijn.
  2. Indien van het bestuur een vice-voorzitter en een secretaris deel uitmaken kunnen de overige taken tussen de bestuursleden onderling worden verdeeld, waaronder onderhouden van contacten met sponsoren en andere externe contacten, overleg voeren met trainers, onderhouden van contacten met door de vereniging ingestelde commissies, beheer van de materialen die eigendom zijn van de vereniging.

 

Commissies

Artikel 14 Commissies

  1. Het bestuur kan, met instemming van de algemene ledenvergadering, commissies benoemen voor bepaalde taken, dan wel voor ad hoc werkzaamheden of evenementen.
  2. De commissies fungeren onder verantwoordelijkheid van één van de bestuursleden.
  3. De ingestelde commissies brengen jaarlijks schriftelijk, dan wel mondeling verslag uit van hun werkzaamheden op de algemene ledenvergadering.
  4. De leden kunnen op een ledenvergadering met een meerderheid besluiten om te komen tot het instellen van een commissie voor het uitvoeren van een nader bepaalde taak of activiteit.
  5. De coördinatoren van de commissies kunnen worden benoemd tot adviserende bestuursleden, zoals nader bepaald in artikel 7 lid 5.
  6. De vereniging kent in ieder geval een kascommissie, bestaande uit twee leden en één reservelid. Jaarlijks treedt één lid af en wordt opgevolgd door het reservelid. Op de algemene ledenvergadering wordt een reservelid benoemd.

 

 Algemene ledenvergadering

 Artikel 15 Uitnodiging

  1. Uitnodigingen voor ledenvergaderingen worden tenminste 8 dagen daaraan voorafgaand aan de leden verstrekt. Uitnodiging mag langs electronische weg worden verzonden, tenzij het betrokken lid uitdrukkelijk heeft aangegeven deze in papieren vorm te willen ontvangen. Naast de uitnodiging worden voor de algemene vergadering tevens meegezonden: financieel verslag en begroting, verslag van de vorige ledenvergadering, voordrachten voor bestuursbenoemingen en evt. wijzigingsvoorstellen met betrekking tot statuten en/of het huishoudelijk reglement.
  2. Tenminste tien stemgerechtigde leden zijn bevoegd om voor een ledenvergadering tot tenminste 72 uur vóór de vergadering agendapunten in te brengen, dan wel tegenkandidaten voor te stellen voor vacante bestuursfuncties.

 

Huishoudelijk reglement

Artikel 16 Wijziging Huishoudelijk Reglement

  1. Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen.
  2. Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement gaan uit van het bestuur of tenminste tien stemgerechtigde leden en dienen tenminste 8 dagen voorafgaand aan de algemene ledenvergadering aan de leden schriftelijk te worden bekendgemaakt.

 

Slotbepalingen

Artikel 17 Slotbepalingen

  1. In geval van strijdigheid tussen statuten en huishoudelijk reglement gaan de statuten voor.

2.In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

 

Artikel 18 Citeerartikel

Dit reglement kan worden aangehaald als “huishoudelijk reglement Loopgroep Huissen”.

 

Artikel 19 Inwerkingtreding

Het huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van 1 juni 2019.

 

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 6-5-2019