Huishoudelijk Reglement

 Versie 1: vastgesteld door de algemene ledenvergadering dd 21-02-2006

 

Lidmaatschap

Artikel 1 Leden

1. Leden zijn natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap van de Loopgroep Huissen.

2. Leden zijn personen die de hardloop- of wandelsport actief beoefenen of beoefend hebben en de leeftijd van zestien jaar hebben bereikt. Zij die deze sporten beroepsmatig uitoefenen, kunnen geen lid zijn. Leden hebben zowel volledig stemrecht als contributieplicht.

3. Aspirant-leden zijn personen die de hardloop- of wandelsport actief beoefenen en de leeftijd van zestien jaar nog niet hebben bereikt. Aspirant-leden hebben geen stemrecht wel contributieplicht.

4. Leden hebben het recht aan alle activiteiten van de vereniging deel te nemen.

5. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata van de leden zijn opgenomen.

6. Van de leden wordt verwacht, dat ze de statuten, reglementen en besluiten van de vereniging naleven en zich tegenover elkaar en de vereniging gedragen naar wat door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd, en dat ze de belangen van de vereniging niet schaden.

7. Het lidmaatschap eindigt door:

a. overlijden van het lid;

b. opzegging door het lid. Opzegging geschiedt schriftelijk aan het bestuur met inachtneming van een termijn van ten minste vier weken vóór het einde van het verenigingsjaar;

c. opzegging namens de vereniging. Deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap bij de statuten gesteld te voldoen, wanneer hij zijn verplichtingen tegenover de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Opzegging geschiedt namens de vereniging schriftelijk door het bestuur;

d. ontzetting uit het lidmaatschap door het bestuur. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt;

e. onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap door opzegging is voor een lid voorts mogelijk:

(1) binnen één maand nadat een besluit waarbij de rechten van leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard aan het lid bekend is geworden of is meegedeeld. Het besluit is dan niet op dat lid van toepassing. Een lid is echter niet bevoegd door opzegging een besluit waarbij de verplichtingen van geldelijke aard van de leden zijn verzwaard te zijnen opzichte uit te sluiten;

(2) binnen een maand nadat een besluit tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of tot fusie aan hem is meegedeeld;

f. aangaande een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging op grond van het voornoemde ad 7.c. en 7.d., staat de betrokkene binnen één maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene vergadering. Hij wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit met opgave van redenen in kennis gesteld. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.

 

Artikel 2 Ereleden

Op voorstel van het bestuur kan de algemene ledenvergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predikaat ‘erelid’ verlenen.

 

Artikel 3 Trainers

1. Trainers zijn leden die met een vaste regelmaat en tegen een onkostenvergoeding trainingen verzorgen voor de vereniging.

2. Trainers hebben beperkt stemrecht . De beperking in stemrecht betreft onderwerpen die betrekking hebben op de positie van trainers binnen de vereniging.

 Inkomsten

 

Artikel 4 Contributie

1. Contributieregeling kent 2 tarieven:

a. leden vanaf 16 jaar en ouder: 100%

b. leden jonger dan 16 jaar (aspirant-leden): 50%.

2. Ereleden en trainers zijn vrijgesteld van de contributieplicht.

3. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering vastgesteld.

4. De contributie wordt halfjaarlijks geïnd (april en oktober). Op voorstel van het bestuur kan de algemene ledenvergadering besluiten een korting te verlenen aan leden in geval van een automatische incasso opdracht. In geval van het ontbreken van een automatische incasso opdracht zendt de penningmeester een factuur met vermelding van de betalingstermijn. De factuur bedraagt de contributie van één jaar.

5. Van een nieuw lid vangt de contributie aan per eerste dag van de maand waarin hij zich heeft aangemeld. Hij is naar rato van het aantal resterende kalendermaanden van het lopende jaar een evenredig geldbedrag aan contributie verschuldigd. Indien hij voortkomt uit de cursus loopscholing, zal de som van de cursuskosten en de contributie over het resterende deel van het jaar niet uitstijgen boven een volledige jaarcontributie.

6. Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na (herhaalde) schriftelijke aanmaning niet aan alle geldelijke verplichtingen is voldaan.

 

Artikel 5 Sponsoren en begunstigers

1. Sponsoren zijn rechtspersonen of natuurlijke personen die een overeenkomst met de vereniging zijn aangegaan, waarin zij zich bereid verklaren de vereniging nader financieel te ondersteunen door het aanbieden van financiële middelen of diensten.

2. In algemene zin heeft de vereniging de volgende verplichtingen aan de sponsoren:

a. de mogelijkheid bieden tot het aanschaffen van kleding met daarop naam en/of logo van de sponsor; e.e.a. wordt vastgelegd in een sponsorcontract;

b. de naamsbekendheid van de sponsoren te verhogen door deelname aan wedstrijden;

c. de leden van de vereniging zijn verplicht om bij hardloop- of wandelwedstrijden deze kleding zichtbaar te dragen.

3. Begunstigers zijn rechtspersonen of natuurlijke personen die geld of goederen of diensten doneren aan de vereniging zonder dat daar een overeenkomst aan ten grondslag ligt. Er staat geen tegenprestatie van de zijde van de vereniging tegenover de donatie.

 

Artikel 6 Kleding

1. De vereniging biedt leden, die langer lid zijn dan 6 maanden, de mogelijkheid

om kleding, voorzien van naam en/of logo van zowel de vereniging als de

sponsoren aan te schaffen tegen een gereduceerde (kost-)prijs. De korting bij

de verstrekking van de kleding aan leden is mogelijk door een bijdrage uit het

vermogen van de vereniging.

2. Leden verplichten zich bij deelname aan hardloop- en/of wandelwedstrijden de

kleding van de vereniging zichtbaar te dragen.

 

Het bestuur

 

Artikel 7 Samenstelling van het bestuur

1. Het bestuur wordt gekozen door de algemene ledenvergadering, met dien verstande dat de voorzitter direct door de leden op de algemene ledenvergadering wordt gekozen, terwijl de overige functies tussen de benoemde bestuursleden worden verdeeld.

2. Het bestuur bestaat uit tenminste drie en ten hoogste vijf personen, doch in ieder geval uit een oneven aantal. Het bestuur kent minstens een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken en neemt in spoedeisende zaken beslissingen. Zij is daarvan verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering.

3. Indien het bestuur bestaat uit vijf personen wordt tevens een vice-voorzitter benoemd, die niet de functie van secretaris of penningmeester op zich heeft genomen.

4. Afwijken van één van de vorige bepalingen uit dit artikel is slechts mogelijk met toestemming van de algemene ledenvergadering.

 

Artikel 8 Bestuursvergaderingen

1. Het bestuur vergadert minimaal zes keer per jaar en verder zo vaak als het bestuur dit nodig acht.

2. Twee bestuursleden of de voorzitter kunnen besluiten een bestuursvergadering te houden.

3. Er kunnen besluiten op een bestuursvergadering worden genomen als minimaal de helft van alle bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij stagnerende stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

4. Het uitnodigen van leden voor bestuursvergaderingen kan plaatsvinden op verzoek en bij besluit van het bestuur.

 

Artikel 9 Aftreden bestuur

1. Bestuursleden worden voor een periode van drie jaren benoemd door de algemene ledenvergadering.

2. Door het bestuur wordt een rooster van aftreden gemaakt, waarbij erop wordt toegezien dat steeds voldoende ingewerkte bestuursleden deel uitmaken van het bestuur.

3. Bestuursleden zijn slechts éénmaal herkiesbaar.

4. De algemene ledenvergadering is bevoegd om met een tweederde meerderheid te besluiten te mogen afwijken van het bepaalde in het vorige lid.

5. Het bestuur doet met inachtneming van de termijnen in artikel 15 en het bepaalde in de statuten een voordracht voor de benoeming van nieuwe bestuursleden op de algemene ledenvergadering. Voordrachten door de leden voor nieuwe bestuursleden kunnen worden gedaan door ten minste tien stemgerechtigde leden tot ten hoogste 48 uur vóór aanvang van de ledenvergadering.

 

Artikel 10 Voorzitter

1. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en alle bijeenkomsten waarvoor geen leider is aangewezen. Bij zijn afwezigheid vervangt de vice-voorzitter en bij diens afwezigheid één van de andere bestuursleden. De voorzitter stelt de agenda voor de bestuursvergadering vast en coördineert de werkzaamheden van het bestuur.

2. De secretaris stelt de agenda op en bij aanvang van de vergadering wordt deze door het bestuur vastgesteld.

 

Artikel 11 Secretaris

1. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter. Bij een bestuur bestaande uit drie personen vervangt de secretaris de voorzitter bij diens afwezigheid.

2. De secretaris voert de correspondentie en de ledenadministratie van de vereniging en is verantwoordelijk voor het maken van notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering. De notulen van de algemene ledenvergadering worden jaarlijks tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering vastgesteld. Hij verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.

 

Artikel 12 Penningmeester

1. De penningmeester is belast met het geldelijke beheer, inbegrepen de inning van gelden van sponsoren en contributie. Hij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af. Jaarlijks wordt een exploitatierekening en balans gemaakt. Een door de algemene ledenvergadering benoemde kascommissie controleert jaarlijks de financiën. Decharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, door ondertekening van de boeken door de kascommissie en het voltallige bestuur.

2. Zes maanden na vaststelling van de exploitatierekening en balans wordt een tussenstand van de financiën opgemaakt. Deze halfjaarlijkse rapportage wordt het bestuur voorgelegd ter inzage.

3. Het opnemen van kasgeld gebeurt altijd door de penningmeester en bij afwezigheid door één van de andere bestuursleden, na overleg.

 

Artikel 13 Verdeling van overige taken tussen bestuursleden

1. Functiescheiding binnen het bestuur tussen de te voeren ledenadministratie en de inning van contributiegelden dient gegarandeerd te zijn.

2. Indien van het bestuur een vice-voorzitter en een commissaris deel uitmaken kunnen de volgende taken tussen de bestuursleden onderling worden verdeeld. De vereniging representeren bij overheidsinstellingen en andere verenigingen. Zorg dragen voor deelname aan lokale activiteiten waarmee de naamsbekendheid binnen de regio vergroot wordt. Contacten onderhouden met de sponsoren. Overleg voeren met de trainers over de organisatie van trainingen. Het verstrekken van informatie op een algemene ledenvergadering maar ook d.m.v. nieuwsbrieven en/of het onderhouden van een website. Het opstellen van een jaarprogramma en het selecteren van regionaal georganiseerde wedstrijden in een wedstrijdprogramma. Het organiseren van evenementen (bijv. een nieuwjaarsreceptie, een recreatief loop/wandelevenement, een feest, een loopclinic). Beheer van de materialen die eigendom zijn van de vereniging.

 

Artikel 14 Commissies

1. Het bestuur kan, met instemming van de algemene ledenvergadering, commissies benoemen voor bepaalde taken, dan wel voor ad hoc werkzaamheden of evenementen.

2. De commissies fungeren onder verantwoordelijkheid van één van de bestuursleden.

3. De ingestelde commissies brengen jaarlijks schriftelijk, dan wel mondeling verslag uit van hun werkzaamheden op de algemene ledenvergadering.

4. De leden kunnen op een ledenvergadering met een meerderheid besluiten om te komen tot het instellen van een commissie voor het uitvoeren van een nader bepaalde taak of activiteit.

5. De vereniging kent in ieder geval een kascontrolecommissie, bestaande uit twee leden en één reservelid. Jaarlijks treedt één lid af en wordt opgevolgd door het reservelid. Op de algemene ledenvergadering wordt een reservelid benoemd.

 

Slotbepalingen

 

Artikel 15 Besluitvorming door algemene ledenvergadering

1. Ledenvergaderingen worden gehouden op uitnodiging van het bestuur, dan wel op verzoek van tenminste één tiende gedeelte van de stemgerechtigde leden, zoals nader beschreven in artikel 16 van de statuten.

2. Tenminste éénmaal per jaar wordt een ledenvergadering gehouden, zijnde de jaarvergadering. Deze wordt gehouden vóór 1 juli van ieder jaar en bevat, met inachtneming van het bepaalde in artikel 14 lid 1, tenminste de navolgende onderdelen:

a. verslag van de vorige ledenvergadering;

b. verslag van de kascontrole commissie en besluit over decharge van de penningmeester;

c. vaststelling van de begroting;

d. bestuursverkiezing;

 

3. Uitnodigingen voor ledenvergaderingen worden tenminste 10 dagen daaraan voorafgaand aan de leden verstrekt. Naast de uitnodiging worden voor de algemene vergadering tevens meegezonden: financieel verslag en begroting, verslag van de vorige ledenvergadering, voordrachten voor bestuursbenoemingen en evt. wijzigingsvoorstellen met betrekking tot het huishoudelijk reglement.

4. Tenminste tien stemgerechtigde leden zijn bevoegd om voor een ledenvergadering tot tenminste 48 uur vóór de vergadering agendapunten in te brengen.

 

Artikel 16 Wijziging Huishoudelijk Reglement

1. Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de algemene ledenvergadering met een gewone meerderheid van stemmen.

2. Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement gaan uit van het bestuur of tenminste tien stemgerechtigde leden en dienen tenminste tien dagen voorafgaand aan de algemene ledenvergadering aan de leden schriftelijk te worden bekendgemaakt.

 

Artikel 17 Slotartikel

1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

2. Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur.

3. Conform de statuten kunnen leden een algemene ledenvergadering bijeen roepen als ze een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken.

 

Artikel 18 Citeerartikel

Dit reglement kan worden aangehaald als “huishoudelijk reglement Loopgroep Huissen”.

 

19 Inwerkingtreding

Het huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van 01-03-2006.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 21-02-2006